ETKİNLİK YÖNETİMİ EĞİTİM İZLENCESİ (SYLLABUS)
MODÜL 1
Giriş
Etkinlik Senaryosu
Mekan ve Konum Seçimi
Etkinliklerde Tarafların Beklentileri
Organizasyon Sırasında Karşılaşılabilecek En Büyük Sorunlar
Kriz ve Risk Yönetimi
MODÜL 2
Giriş
Tedarikçi Yönetimi
Organizasyon Düzenlerken Oluşturulması Gereken Departmanlar
Part-Time Personel Seçimi ve Eğitimi
Konuşmacı Temini
Etkinliklerde Fark Yaratma
Kültürlerarası Etkinlikler
MODÜL 3
Giriş
Etkinlik Bütçesi
Etkinliğe Katılım Ücreti
Etkinlik Tanıtımı ve Pazarlaması
Sponsor Temini
Stand Satışı
Koordinasyon
ETKİNLİK YÖNETİMİ EĞİTİM İZLENCESİ MODÜL 1 (SYLLABUS)
Giriş
Etkinlik Senaryosu
Mekan ve Konum Seçimi
Etkinliklerde Tarafların Beklentileri
Organizasyon Sırasında Karşılaşılabilecek En Büyük Sorunlar
Kriz ve Risk Yönetimi
MODÜL 1
1. Giriş
○ İzlence açıklaması
○ Tanışma
○ Bu eğitim programının sonucunda neleri öğrenmiş olacağız, bu bize ne sağlayacak
○ Pandemi, sektörü nasıl etkiledi
○ Sektörün geleceğini nasıl görüyoruz
2. Etkinlik Senaryosu
Etkinlik senaryosu ne işe yarar, nasıl yapılır? Plan oluşturmak, senaryo kurmak her
sektör için önemli bir kavramdır. Organizasyon sektöründe planlama en zor konudur.
Bu yüzden senaryonun önemi çok büyüktür. Her iş kendi dinamikleri sebebiyle ayrı
senaryoyu gerektirir. Bu modülde etkinlik özelinde senaryo oluşturmayı, senaryo
oluştururken dikkat edilmesi gereken noktaları öğreneceğiz.
3. Mekan ve Konum Seçimi
Bu modülde mekan ile konum seçiminde belirlenmesi gereken kriterleri tartışacağız.?
Mekan ve konumun keşfi (inspection) esnasında nelere dikkat ederiz? Konum ve
mekan seçimi birçok açıdan önemlidir. Bu seçimin doğru
yapılması ise organizasyonun başarısı ve bütçesi açısından çok daha önemlidir. Bu
modülde etkinliğin hedefi ve kapasitesi çerçevesinde konum ve mekan seçimini nasıl
yapacağımızı öğreneceğiz.
4. Etkinliklerde Tarafların Beklentileri
Kongre, panel, sempozyum ve konferanslar başta olmak üzere etkinliklerde işveren,
konuşmacı, katılımcı, sponsor ve hatta stand açan firmaların beklentileri nelerdir? Bu
beklentileri karşılamak için nasıl bir planlama yapmalıyız? Herkesi mutlu edebilir
miyiz? Organizasyon esnasında son anda gelen talepler için neler yapabiliriz, nasıl
aksiyon almalıyız? Bu modülümüzde bu soruları inceleyip cevaplarını öğreneceğiz.
5. Organizasyon Sırasında Karşılaşılabilecek En Büyük Sorunlar
Etkinlikler, doğası gereği oldukça dinamik ve risklere açıktır. Her zaman her noktada
herhangi bir sorunla karşılaşmak mümkündür. Bu sorunlar elbette büyük bedeller
karşılığında kolaylıkla çözülebilir. Asıl zor olan bu bedelleri ödemek durumunda
kalmadan soruna çözüm getirmektir. Bu modülde sorun çıkabilecek konuları ve
çözümlerini tartışacağız.
6. Kriz ve Risk Yönetimi
Her bir organizasyon riskler taşır ve karşılaşılabilecek krizler söz konusudur.
Organizasyonlarda kurulan teknik donanım arızaları, part-time personel hataları,
transfer araçları arızaları, lastik patlaması gibi sorunlar, son anda gerçekleşen işveren
ve protokol taleplerinin yanı sıra çevresel ve küresel faktörler organizasyonumuzu
etkiler. Bunlar için acil durum planı nasıl yapılır, bu kriz hallerinde neler yapılmalıdır
gibi soruların cevaplarını, öngörülebilecek krizler ve riskler için alınabilecek tedbirler
ile öngörülemeyen krizlerde yapılması gerekenleri bu modülde inceleyeceğiz.
ETKİNLİK YÖNETİMİ EĞİTİM İZLENCESİ MODÜL 2 (SYLLABUS)
Giriş
Tedarikçi Yönetimi
Organizasyon Düzenlerken Oluşturulması Gereken Departmanlar
Part-Time Personel Seçimi ve Eğitimi
Konuşmacı Temini
Etkinliklerde Fark Yaratma
Kültürlerarası Etkinlikler
MODÜL 2
1. Giriş
● İzlence açıklaması
● Tanışma
● Bu eğitim programının sonucunda neleri öğrenmiş olacağız, bu bize ne
sağlayacak
2. Tedarikçi Yönetimi
Her etkinlikte, birden çok çözüm ortağıyla çalışılmak durumundadır. Sürekli aynı
tedarikçi ile çalışabilir veya farklı etkinliklerde farklı çözüm ortakları ile çalışmamız
gerekebilir. Her etkinlikte, sürekli çalıştığımız çözüm ortağı olsa bile yapılacak işi
kalem kalem tanımlamak önemlidir. Detaylı tanımlama ile optimum maliyete
ulaşılabilir. Operasyon öncesi ve sırasında tedarikçilerin eşgüdümlü çalışması,
organizatörün koordinasyonu ile mümkün olacaktır. Bu modülde işi tanımlama,
tedarikçiyi seçme, pazarlık süreci ile etkinlik öncesi ve sırasında tedarikçi yönetimini
nasıl yapacağımızı öğreneceğiz.
3. Organizasyon Düzenlerken Oluşturulması Gereken Departmanlar
Her etkinlik, içeriğine bağlı olarak farklı departmanlara ihtiyaç duyar. Bu modülde
başarılı bir organizasyon için organizasyonun büyüklüğü ve kapsamına göre etkinliğe
özel kurulması gereken departmanları (kayıt, konaklama, ulaşım, F&B, medya, vb.)
işleyeceğiz.
4. Part-Time Personel Seçimi ve Eğitimi
Organizasyonları gerçekleştirirken her zaman part-time personele ihtiyacımız olur.
İnsan kaynakları firmalarından personel talep ederken her bir işi tanımlamak ve buna
en uygun personeli talep etmek gerekir. Görev tanımlarını yapmayı, eğitim
materyalini hazırlamayı, eğitim vermeyi, bunların sonucunda göreve yatkın olmayan
personeli tespit etmeyi ve/veya daha verimli olabileceği bir departmanda
değerlendirmeyi öğreneceğiz.
5. Konuşmacı Temini
Doğal olarak toplantıları ve etkinlikleri cazip kılan konuşmacılardır. Konuşmacı ve
konu ilgi çekici olduğunda katılımcı temin etmek, sponsor bulmak ve stand satmak
daha kolay olacaktır. Bu modülde etkinliğe özel konu ve konuşmacıları nasıl
belirleriz, bu taraflara en iyi nasıl ulaşırız sorularına cevap bulacağız.
6. Etkinliklerde Fark Yaratma
Etkinliklerde fark yaratmak, toplumsal mesaj vermek ve bir konuya dikkat çekmek
her zaman etkinliğe artı değer katacaktır. Ayrıca uzun toplantılar sonrasında yorulan
katılımcılar için eğlenceli etkinlikler düzenlemek ve/veya toplantı anlarında eğlenceli
sessionlar yapmak motivasyonun artmasına fayda sağlayacaktır.. Bu modülde fark
nasıl yaratılır, etkinlikler nasıl eğlenceli hale getirilebilir gibi konuları örnekleriyle
beraber değerlendireceğiz.
7. Kültürlerarası Etkinlikler
Özellikle yurt dışında, ülkemizin veya ülkemizde yapılacak bir etkinliğin tanıtımına
yönelik organizasyonlarda ilgi çekmek için, o ülke ile ülkemiz arasında bağ
oluşturabilecek ve o ülkenin kültürüne aykırı gelmeyecek konuları belirlemek, bu
konuların nasıl sergilenebileceğini, nasıl tanıtılacağını ve PR çalışmalarını bu
modülde işleyeceğiz.
ETKİNLİK YÖNETİMİ EĞİTİM İZLENCESİ MODÜL 3 (SYLLABUS)
Giriş
Etkinlik Bütçesi
Etkinliğe Katılım Ücreti
Etkinlik Tanıtımı ve Pazarlaması
Sponsor Temini
Stand Satışı
Koordinasyon
MODÜL 3
1. Giriş
● İzlence açıklaması
● Tanışma
● Bu eğitim programının sonucunda neleri öğrenmiş olacağız, bu bize ne
sağlayacak
2. Etkinlik Bütçesi
Başarılı bir organizasyon, salt organizasyonun başarısı ile değerlendirilemez. Günün
sonunda etkinlik kar etmediyse veya zarar ettiyse bu organizasyon başarılı olmamış
demektir. Bu modülde bütçe nasıl yapılır, hangi aşamalarda revize edilir ve
güncellenmiş bütçeye göre bütün organizasyon yapısı nasıl yeniden düzenlenir gibi
soruların cevaplarını inceleyeceğiz.
3. Etkinliğe Katılım Ücreti
Hedeflediğimiz katılımcı profili ve toplantı içeriği, katılım ücreti veya payını
belirlemede önemli bir rol oynar. Etkinlik gelirleri içerisinde katılım payı önemli bir
yer tutar. Varsa katılımcı sayısı beklentisi istatistiklerini inceleyerek ve katılımcı
senaryolarını oluşturarak katılım payını veya ücretini nasıl belirleyebileceğimizi bu
modülde işleyeceğiz.
4. Etkinlik Tanıtımı ve Pazarlaması
Tanıtım ve pazarlama, etkinliğin başarısı ve duyurulması açısından büyük önem taşır.
Etkinliklerimize katılımcı ve sponsor temin etmek ve stand satmak için ciddi bir
tanıtım ve pazarlama çalışması yapmamız gerekir. Ancak yapılacak çalışmanın
giderlerinin bütçe sınırlarımız içerisinde kalması önemlidir. Bu modülde etkinlik
pazarlamasını ve PR çalışmalarını inceleyeceğiz.
5. Sponsor Temini
Etkinlik gelirlerinin en büyük kalemi sponsorlardır. Sponsor olabilecek potansiyeldeki
firmaları belirlemek, onların ilgisini çekebilecek sponsorluk konularını tespit etmek,
sponsorluğun onlara sağlayabileceği faydaları belirlemek, sponsorluk dosyası
hazırlamak, firmaların ilgili kişilerini tespit etmek, randevu almak ve görüşmeleri
gerçekleştirmek ve sözleşme aşamalarını bu modülde işleyeceğiz.
6. Stand Satışı
Etkinlik gelirlerinin en büyük ikinci kalemi stand satışıdır. Etkinliğimizde stand
açması halinde fayda sağlayabilecek firmaları belirlemek, etkinlik mekanında stand
kurulabilecek alanları belirlemek ve bunları projelendirmek, stand açacak firmalara
sağlanacaklar (enerji, su, gaz, vb.), stand kurma ve sökme şartları, satış fiyatlarının
belirlenmesi, firmaların ilgili yöneticileriyle iletişime geçilmesi, sözleşme yapılması,
stand kurulumu, operasyon ve söküm esnasında yapılması gerekenler gibi daha birçok
husus bu modülde işlenecektir.
7. Koordinasyon
Başarılı bir operasyon için çok iyi bir koordinasyon gerekir. Koordinasyonun ise
tahmin edilenden çok daha fazla kalemi, takibi yapılması gereken çok fazla bileşeni
bulunur. Bu modülde departmanlar arası iletişimin nasıl sağlanacağı, bir departmanın
aksayan veya geciken herhangi bir işinin diğer departmanları nasıl etkilediği, bu etkiyi
nasıl ele almak gerektiği, kriz halleri ve neler yapılabileceği ile bir etkinliğin genel
koordinatörünün nelerle sorumlu olduğu konularını işleyeceğiz.