Başarılı Bir Girişimci Gibi İşinizde Nasıl Öncelik Sıralaması Nasıl Yapılır?

‘Çoklu görev’in bir yaşam biçimi olduğu bir zamanda yaşıyoruz. Teknolojinin – hayati, gerekli ve vazgeçilmez – hayatımızı daha da karmaşık hale getirdiği bir çağ. Bu, her zamankinden daha fazla yapılacaklar listesi anlamına geliyor. İşe nasıl öncelik verileceği, öğrenmeniz gereken özel bir beceri haline geldi.

Bir yandan e-postalar, sohbetler, sosyal medya, sürekli olarak dışarıdaki her şeyle ve herkesle iletişim halinde kalmamıza yardımcı oluyor. Öte yandan, sürekli büyüyen yapılacaklar listemize bir beslenme noktası olarak müdahaleci hale geldiler.

a – Tüm görevleri yazarak başlayın

İş yükünüzü yönetmenin ilk adımının tüm görevleri bir yere yazmak olduğunu anladım.

Teknolojiden nefret eden ve cep telefonlarını sadece arama yapmak ve internete girmek için kullanan biriyseniz, görev yazmaya bir günlük taşıyarak başlayabilirsiniz.

Ve eğer bin yıllık kuşağın bir parçasıysanız, cep telefonunuzu sevip sevmediğinizi sormama gerek yok mu?

Konuyu anladın.

Bir görev listesi oluşturmak için iyi bir görev yönetimi yazılımı bulun.

Tüm görevlerinizi tek bir yerde yazdıktan sonra, iş yükünü yönetmenin bir sonraki aşamasına geçmeye hazırsınız.

b – Görevlere öncelik verin

Bir görev listesine öncelik vermek, iş yükünüzü yönetmenin en zor adımlarından biridir.

İtiraf etmeliyim ki işimin ilk yıllarında berbat bir görev planlayıcısıydım.

İş yüküm e-postalarım tarafından kontrol ediliyordu.

Yukarıya, erteleme alışkanlığımı ekleyin. Kolay işleri listenin başında, zor olanları ya da yapmaktan nefret ettiklerimi listenin en altında tutardım.

Ve sonra, ertelerdim.

Kişisel ve profesyonel hayatımda tam bir kaosa yol açtı. Ertelenen görevler benimle işten eve gelirdi. En yüksek düzeyde dikkat gerektiren görevlerde en düşük verimle çalışarak gece geç saatlere kadar uyanık kalırdım.

Tahmin edilebileceği gibi, sonuçlar özensiz bir iş oldu. Ve bunların hepsi değerli aile zamanımızın pahasına geldi.

Aslında, kanıtlanmış bir gerçek olarak – Erteleme korkunç bir alışkanlıktır.

2017 yılında yapılan bir ankete göre:

İnsanların %40’ı erteleme nedeniyle maddi kayıplara uğradığını söylüyor.

Her 5 kişiden 1’i o kadar çok erteler ki, ailelerini, sağlıklarını ve ilişkilerini tehlikeye atarlar.

Önce kolay savaşları seçip sonra ağır işleri yapmak insan doğasıdır.

Her neyse, tüm bunlar ben kendimi toparlamaya ve iş yüküme öncelik vermeye karar verene kadar devam etti.

Bugün görevlerimi, Dwight D. Eisenhower tarafından açıklanan basit görev yönetimi kavramı olan Eisenhower Matrisine göre düzenliyorum. Görevlerinizi iki boyutta önceliklendirmeyi vurguladı: önemli ve acil.

Dwight D. Eisenhower’a göre “Önemli olan nadiren acildir ve acil olan nadiren önemlidir.”

Bugün, öncelik listemin başında:

Acil ve Önemli Görevler. yani, işim için önemli olan görevler ve hemen ele alınması gereken görevler.

Bu görevlerin bazı örnekleri şunlardır:

Planlanmış bir müşteri araması alma.

Acil bir e-postaya yanıt vermek.

Listenin ardından acil olmayan önemli görevler gelir vb. Görev listeme ve iş yüküme öncelik vermek, iş yükümü daha iyi yönetmeme yardımcı oldu.

c – Planla – Her görevi nasıl tamamlayacağınızı planlayın.

Görev listeniz var ve bunlara öncelik verdiniz. Şimdi her bir görevin nasıl yürütüleceğini planlamanın zor kısmı geliyor.

Görev listemden her bir görevi nasıl çıkaracağım üzerinde çalışırken, kararımı iki basit senaryoya göre veririm:

i.Devredilebilecek görevler

Benim işim ekiplerle etkileşim kurmayı ve işleri yöneticilere devretmeyi içeriyor. Müşteriler için iletişim noktası olmama rağmen, görevin ekip lideri tarafından tamamlanması gerekiyor.

Son teslim tarihi ile birlikte ekip liderlerine hemen görevler veririm. Yaklaşan son teslim tarihlerine dahil olduğumdan emin olmak için kendimi ve ekip liderini son teslim tarihlerinden sorumlu olarak işaretliyorum.

ii.Doğrudan katılımımı gerektiren görevler

Yukarıdaki adımı tamamladıktan sonra iş yüküm genellikle yönetilebilir görünüyor. Şimdi doğrudan katılımımı gerektiren görevlere geçiyorum. Onları kendime ayırıyorum ve görevi tamamlamak için bir zaman veriyorum.

Doğrudan katılımınızı gerektiren görevlerde başarının anahtarı, zaman ayırmaktır. Sunucu olduğunuz bir toplantı örneğini alın. 30 dakikada bitmesi gereken bir toplantı 30 dakikada bitirilmelidir.

Görevi öngörülen sürede bitirmek için ne yapılması gerektiğine önceden karar verin.

Hangi dış faktörlerin görevi geciktirebileceğini önceden planlayın ve buna göre plan yapın. Örneğin, sorular ve cevaplar için fazladan zaman ayırın veya toplantıyı yoldan çıkarmaya çalışan bir meslektaşınız için bir strateji uygulayın.

Tahmini zamandan daha fazla zaman harcayabileceğiniz bir başka durum da mükemmeliyetçiliği hedeflemektir. Mükemmelliğin her zaman takdir edildiğini biliyorum ama mükemmeliyetçilik gerektirmeyen işler de var.

Onları zamanında yapmalısın. Diğer görevleri geciktirme veya tüm görevleri zamanında teslim etme pahasına mükemmel bir iş yapmak için basit bir seçimdir.

d – Görevin tamamlanması

Bu noktada, strateji ve planlama ile işiniz bitti. İşi bitirme zamanı.

Görevleri tamamlamanıza ve sizin belirlediğiniz programa bağlı kalmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu:

Dikkat dağıtıcıları kesmeyi öğrenin

Birisi bir toplantının ortasında WhatsApp mesajlarını veya Facebook beslemesini kontrol etmek için cep telefonlarına baktığında nefret ediyorum. Çok açık bir şekilde şu anda olmadıkları anlamına gelir. Sosyal medya ve genel olarak internet, işyerindeki en büyük dikkat dağıtıcı unsurlardan biridir.

Önemli ve acil görevler üzerinde çalışırken, sosyal medya aklındaki en son şey olmalıdır. Onları hayatınızdan uzak tutun ve görevlerinizi hızla tamamlayacaksınız.

Ayrıca, bekleyebilecek e-postaları açmaktan kaçının. Tamamladığınız işten sizi rahatsız edecekler. Eldeki görevi bitirmek için enerjinizi odaklayın ve kanalize edin.

Hayır demeyi öğrenin

Birden fazla girişimin parçası olmuş bir girişimci olarak size bir sır vereyim. “Hayır” demeyi öğrenmezseniz, gün sonunda görev listenizi asla bitiremezsiniz.

Bir Girişimci olarak işiniz, birden çok görevi ve birdenbire ortaya çıkacak bir sürü son saniye çalışmasını içerir. Önemsiz ve çok acil olmayan görevlere “Hayır” demeyi öğrenin ve iş yükünüzü planınıza göre yönetebileceksiniz.

İşinizle akıcı olmayı öğrenin

Akışkan olmakla, açıkçası, tüm iş yükünüzü bir görevi bitirmek için bir kenara bırakıp gün için planınızın alt üst olmasına izin vermekten bahsetmiyorum.

Önemli bir anlaşmayı kapatmak için haftalardır bir müşterinizden haber beklediğiniz ve müşterinin sizi aradığı bir senaryo hayal edin. Yarın bir yönetim kurulu toplantısı var ve sizden yönetim kuruluna bir sunum yapmanızı istiyorlar.

Bir ömür boyu bir fırsattır. Ne yapacağını biliyorsun ?

Ancak ertesi gün için planlanan her şeyi bir kenara bırakmadan önce, başka biri tarafından yapılabilecek işi devredin ve yeni göreve dayalı olarak iş yükünü karşılamak için görev listesini yeniden planlayın (en yüksek öncelik).

İş yükünüzü yönetmek roket bilimi değildir. Tek gereken uygun planlama ve disiplindir.

Her zaman unutmayın, işin %20’si değerin %80’ine yol açar. %20’ye öncelik verin ve iş yükünüzü verimli bir şekilde yönetebileceksiniz.